article banner image
HomeInsightsTime Management : Solusi Dalam Mencapai Pekerjaan Yang Efektif

Time Management : Solusi Dalam Mencapai Pekerjaan Yang Efektif

Time Management atau manajemen waktu merupakan hal penting yang berkaitan dengan kehidupan setiap individu sehari-hari. Tidak hanya dalam lingkungan pekerjaan, manajeman waktu yang efektif juga diperlukan dalam kegiatan belajar mengajar, berorganisasi, dan berelasi. Idealnya, seorang individu harus menggunakan waktu mereka secara efektif dan efisien agar dapat melakukan seluruh tugas dan tanggung jawabnya.

Manajemen Waktu (Time Management)

Menurut Humes (Adebisi, 2013), manajemen waktu merupakan suatu seni mengatur, mengorganisasi, menjadwalkan, serta menganggarkan waktu seseorang untuk menghasilkan kerja lebih efektif dan produktif.

Proses Pengelolaan Manajemen Waktu (Time Management)

Bagaimana caranya agar kita dapat mencapai produktifitas dengan manajemen waktu yang baik? Ada baiknya kita harus mengetahui terlebih dahulu terkait proses pengelolaan manajemen waktu. Berikut merupakan proses pengelolaan manajemen waktu yang dapat kita pelajari dan lakukan bersama:

  1. Perencanaan Waktu
    Perencanaan merupakan suatu proses untuk menentukan tujuan dan mencapai sasaran dengan langkah dan strategi yang tepat. Perencanaan dapat disusun secara harian, mingguan, bulanan, dan tahunan. Perencanaan yang dilakukan sifatnya harus jelas, realistis, fleksibel, dan berkesinambungan.
     
  2. Pengorganisasian Waktu
    Pengorganisasian waktu adalah kegiatan mengidentifikasi, mengelompokkan, menganalisis kegiatan, dan mengelola waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Di bawah ini terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pengorganisasian waktu:
    a. Membuat daftar kerja;
    b. Menetapkan waktu yang dibutuhkan atau timeline untuk menyelesaikan pekerjaan;
    c. Mengatur jumlah individu yang terlibat dalam tugas tersebut;
    e. Menentukan skala prioritas untuk kegiatan yang penting dan mendesak dan untuk kegiatan yang tidak mendesak dan dapat ditunda.
     
  3. Pengkoordinasian Waktu
    Merupakan kegiatan melakukan koordinasi dan arahan terhadap diri sendiri maupun orang lain agar dapat bekerja secara efektif dan efisien sesuai dengan rencana dan tujuan yang ditetapkan di awal.
     
  4. Pengawasan Waktu
    Pengawasan waktu merupakan kegiatan untuk memastikan apakah semua pekerjaan telah berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Time Management Matrix

Setelah kita mengetahui proses pengelolaan manajemen waktu, kita dapat memaksimalkan pemahaman kita dengan melihat dan mempelajari Time Management Matrix yang dipopularkan oleh Dwight D. Eisenhower. Menurut Dwight D. Eisenhower, kita harus mencurahkan perhatian dan waktu untuk kegiatan kita sesuai dengan tingkat kepentingan dan urgensinya. Bagaimana kita mengetahui bahwa suatu kegiatan itu penting dan urgent? Mari kita simak tabel di bawah ini yang tercantum pada buku The 7 Habits of Highly Effective People yang ditulis oleh Stephen R. Covey berdasarkan teori dari Eisenhower. 

Indikator

Mendesak (Urgent)

Tidak Mendesak (Not Urgent)

Penting (Important)

  1. Crisis
  2. Pressing problems
  3. Deadline driven projects


 

  1. Relationship building
  2. Finding new opportunities
  3. Long-term planning
  4. Preventive activities
  5. Personal growth
  6. Recreation

Tidak Penting (Not Important)

  1. Interruptions
  2. Emails, calls, meetings
  3. Popular activities
  4. Proximate, pressing matters
  1. Trivia, busy work
  2. Time wasters
  3. Some calls and emails
  4. Pleasant activities

Tabel 1. Teori Time Management Matrix (Stephen R. Covey, Eisenhower)

Berdasarkan tabel Time Management Matrix diatas, suatu hal disebut urgent (mendesak) dan important (penting) saat hal tersebut membutuhkan perhatian langsung (immediate attention) dan hal tersebut berkontribusi terhadap tujuan hidup menengah dan jangka panjang. Apabila hal-hal tersebut kita abaikan maka akan menggangu aktifitas sehari-hari dan membuat kita selalu berada di lingkaran krisis yang berkelanjutan. Hal yang mendesak dan penting bersifat menarik perhatian dan menekan, contohnya deadline dari suatu projek.

Kesimpulan

Kesimpulannya, Time Management atau manajemen waktu merupakan suatu seni mengatur, mengorganisasi, menjadwalkan, serta menganggarkan waktu seseorang untuk menghasilkan kerja lebih efektif dan produktif. Agar kita dapat mencapai produktifitas dengan manajemen waktu yang baik, maka kita harus memahami proses pengelolaan manajemen waktu itu sendiri dan mampu memprioritaskan hal mana yang termasuk penting dan mendesak, serta hal mana yang termasuk tidak penting dan tidak mendesak.

Altha Consulting sebagai Konsultan Manajemen, menyediakan layanan people advisory dan layanan corporate training yang dapat membantu Anda maupun Organisasi Anda dalam pengembangan people development termasuk peningkatan pengelolaan manajemen waktu. Pelajari lebih lanjut !

#Personal Development #People Advisory
General| 27 April 2022 (updated at 27 April 2022)

Altha Consulting

Tokopedia Tower, Ciputra World 2 Jakarta 12th Floor, Suite 12.33 - 12.37 Jl. Prof. DR. Satrio Kav. 3 Jakarta 12930

+62 21 252 4697

+62 811 1921 818